Abl?ufe im Büro
1. ?ffnungszeiten des SVK-Büros
Das SVK-Büro befindet sich in C2.211und hat an fünf Tagen der Woche für je zwei Zeitstunden ge?ffnet. Da die ?ffnungszeiten des Büros jedes Semester neu bestimmt werden, entnehmen Sie die aktuellen ?ffnungszeiten bitte der Startseite.
- N?heres zur Festlegung der ?ffnungszeiten des SVK-Büros
2. Fragebogen- und Umfragearten
- N?heres zu den verschiedenen Fragebogen- und Umfragearten
3. Semesterabschlussaufgaben
Zu Beginn des Semesters
- L?schen von TANs
- L?schen von Daten, die ?lter als 2 Jahre (nach Ende des jeweiligen Semesters) sind
Zum Ende des Semesters
- Allgemeine Auswertungen für die Fakult?ten (wenn erwünscht)
- Berichterstellerberichte (Fakult?t für Kulturwissenschaften)
- Versenden der Daten für weiterführende Auswertungen (Fakult?t für Wirtschaftswissenschaften)
- Anlegen eines neuen Semesters in EvaSys
N?heres zu den Semesterabschlussaufgaben
Weitere Informationen
Allgemeines
Die ?ffnungszeiten des SVK-Büros werden jedes Semester neu bestimmt. Es handelt sich generell um vier bis fünf Tage die Woche, in denen je zwei Zeitstunden Werktags das SVK-Büro für Besucher ge?ffnet ist. Da die Arbeitszeiten mit den individuellen Stundenpl?nen der Mitarbeiter vereinbar sein müssen, werden diese in der Regel nicht vor der zweiten Semesterwoche festgelegt, da dann die Stundenpl?ne der SVK-Mitglieder feststehen sollten.
Sprechstundenbeginn und -ende
Die Sprechstundenzeit beginnt erst einige Wochen nach Vorlesungsanfang, in der Regel drei Wochen danach. Zuvor besteht meist kein Interesse von Sprechstundenbesucherseite. Die Sprechstundenzeit endet ein bis zwei Wochen nach Vorlesungsende, d.h. sie geht bis in die vorlesungsfreie Zeit. Vor und nach der offiziellen Sprechstundenzeit werden jedoch auf Wunsch individuelle Termine mit dem jeweiligen Ansprechpartner vereinbart.
Terminfindung und Verteilung
Auf der Basis eines externen Internetdienstes zur Terminfindung wird zu Semesterbeginn teamintern eine Umfrage geschalten, an der alle Teammitglieder teilnehmen. Hiernach wird der Arbeitsplan gestaltet und die ?ffnungszeiten des SVK-Büros für das jeweilige Semester festgelegt.
Bekanntmachung der Sprechstundenzeiten
Die Sprechstundenzeiten und Ansprechpartner werden auf einem gedruckten Infopapier an der Tür des Büros ausgehangen. Zudem verfasst ein Team-Mitglied eine E-Mail an den SVK-Verteiler, die die Sprechzeiten des aktuellen Semesters beinh?lt, ebenso wie die Woche, ab der die Sprechstunden stattfinden. Zudem wird angegeben, welches Teammitglied die einzelne Sprechstunde h?lt, damit das direkte Gespr?ch mit diesem Ansprechpartner gesucht werden kann.
Onlineumfragen
Die Onlineumfragen arbeiten mit dem sogenannten TAN-Verfahren (Transaktionsnummern). Mit der Erstellung einer Onlineumfrage generiert EvaSys auch eine Anzahl dieser TAN-Codes. Nach Eingabe eines der TAN-Codes ist die einmalige Teilnahme an einer Abstimmung m?glich. Würde man auf TANs verzichten, so k?nnte nicht verhindert werden, dass Einzelpersonen den Fragebogen beliebig oft ausfüllen. Für das Ausfüllen eines HTML-Fragebogens ist keinerlei Software abgesehen von einem Browser erforderlich.
Onlineumfragen werden in der Umfragenübersicht in EvaSys mit einer Weltkugel symbolisiert.
Die Umfrage muss von Hand erneut ge?ffnet werden, falls sie nicht direkt nach der Generierung offen gelassen wird und die TANs werden in der Regel in ausgedruckter Form oder per Mail an Studierende ausgegeben. Auf den Tan-Zetteln/in den E-Mails findet sich neben der individuellem Zugangscode auch ein Internetlink zur jeweiligen Umfrage.
Der Vorteil der Onlineumfragen besteht darin, dass keine Papierfrageb?gen gedruckt werden müssen und auch keine Papierfrageb??gen gescannt werden müssen (Datenerfassung). Eine onlinebefragung spart somit Zeit und Material.
Der Nachteil von Onlineumfragen kann darin liegen, dass das Ausfüllen des Fragebogens irgendwann in Pausen oder der Freizeit stattfindet. Dieses kann vergessen werden, so dass sich dann de facto weniger Studierende an der Befragung und damit der Lehrveranstaltungsbeurteilung beteiligen.
Zu Beginn des neuen Semesters
Das L?schen von TANs
TANs (Transaktionsnummern) sind n?tig für Onlineumfragen und quasi einzelne generierte Zugangscodes, welche einmalig nutzbar sind. Diese werden im Kurs in Papierform oder per Mail an die einzelnen Studenten verteilt, damit nur Kursmitglieder Zugang zu der Online-Umfrage haben und das auch nur einmalig, aber trotzdem anonym.
Die TANs aus dem/n Vorsemester/n, die bis dahin nicht verwendet wurden, müssen regelm??ig, d.h. immer zu Beginn des neuen Semesters, gel?scht werden, denn diese werden zu diesem Zeitpunkt nicht mehr ben?tigt, sind aber z.T. noch mit E-Mail Adressen oder ?hnlichen Daten verknüpft.
Zust?ndig für die Aufgabe ist einer der System-Admins im Team. Voraussetzung ist dementsprechend auch der Zugang zu einem EvaSys-Admin-Konto - diesen Status hat jedoch jedes Mitglied des SVK-Teams. Derjenige muss sich in EvaSys einloggen und den Oberpunkt "Systeminformationen" im Hauptmenü sowie anschlie?end in der Seitenleiste im Kontextmenü "Systembereinigung" ausw?hlen.
Das L?schen von Daten, die ?lter als 2 Jahre nach Ende des jeweiligen Semesters sind
Im Rahmen des festgelegten Datenschutzes, dürfen die Daten nicht l?nger als zwei Jahre auf dem Server aufbewahrt werden.
Rechenbeispiel: Nach dem Ende des Sose2012 darf/muss all das gel?scht werden, was vor und einschlie?lich mit dem Sose2010 gespeichert wurde.
Dabei müssen die einzelnen eingescannten Bilder, die aus den Frageb?gen entstanden und die Daten aus EvaSys gel?scht werden.
Vorherige Informationspflicht: Wichtig! Die Teilbereichsverantwortlichen der einzelnen Fakult?ten müssen vorab davon per Mail informiert werden, um notfalls noch Daten sichern zu k?nnen und es sollte in dieser E-Mail eine angemessene Frist von etwa zwei Wochen gesetzt werden, bevor die L?schung in Angriff genommen wird.
Verantwortlich für die Aufgabe sind die System-Admins. Erledigen kann dies jedoch jedes SVK-Team-Mitglied.
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